Tedarikçi Hakedişi

İnşaat projelerinde nakit akışını en fazla zorlayan kalemlerin başında tedarikçi ödemeleri gelir. Malzeme veya hizmet alınır, sevkiyat yapılır, irsaliye kesilir, fatura gelir; ancak bu belgeler birbirini tutmuyorsa ödeme süreci ya gecikir ya da kontrolsüz şekilde ilerler.

Tedarikçi hakedişi takibi doğru kurgulanmadığında, firmalar fark etmeden borç biriktirir, bütçe sapmaları yaşar ve sevkiyat riskleriyle karşı karşıya kalır.

Tedarikçi Hakedişi Nedir?

Tedarikçi hakedişi; bir tedarikçiden alınan malzeme veya hizmetin, sözleşme ve sipariş koşullarına uygun şekilde teslim edilip edilmediğinin kontrol edilmesi ve bu teslimata karşılık yapılacak ödemenin onaylanması sürecidir.

Taşeron hakedişinden farklı olarak tedarikçi hakedişi fiziksel imalat üzerinden değil; sevkiyat, irsaliye ve fatura belgeleri üzerinden ilerler. Bu nedenle belge uyumu ve zamanlama, sürecin en kritik noktalarıdır.

Tedarikçi Hakediş Süreci Nasıl İlerler?

Uygulamada sağlıklı bir tedarikçi hakediş süreci şu adımlarla yürür:

1. Sipariş ve Sözleşme Kontrolü

Hakediş süreci, fiilen ödeme aşamasında değil; sipariş geçildiği anda başlar. Birim fiyatlar, teslim koşulları ve ödeme vadeleri net değilse ilerleyen aşamalarda kontrol zorlaşır.

2. Sevkiyat ve İrsaliye Girişi

Malzeme sahaya ulaştığında irsaliye üzerinden teslim alınır. Bu aşamada miktar, ürün tipi ve teslim tarihi kayıt altına alınmalıdır. İrsaliyesiz veya geç girilen sevkiyatlar, hakediş kontrolünü zayıflatır.

3. Fatura – İrsaliye Eşleştirme

Tedarikçi faturası geldiğinde, sistematik bir kontrol yapılmalıdır. Faturadaki kalemler, irsaliye ve siparişle birebir örtüşmüyorsa hakediş onaya girmemelidir. Bu eşleştirme yapılmadan yapılan ödemeler, gizli maliyetlere yol açar.

4. Hakediş Onayı

Belgeleri tamamlanan tedarikçi hakedişi, onay sürecine alınır. Bu noktada satın alma, şantiye ve muhasebe taraflarının görüşü kritik rol oynar. Onaysız veya sözlü teyitle ilerleyen ödemeler, kontrol dışı borçlanma riskini artırır.

5. Ödeme ve Cari Güncelleme

Onaylanan hakediş, ödeme planına dahil edilir ve cari hesaplara işlenir. Böylece tedarikçi bazlı borç durumu ve yaklaşan ödeme yükü net şekilde izlenebilir.

Manuel Tedarikçi Hakedişi Takibinin Yarattığı Sorunlar

Birçok firmada tedarikçi hakediş yönetimi hâlâ Excel dosyaları, e-posta zincirleri ve WhatsApp mesajları üzerinden yürütülür. Bu yaklaşım kısa vadede pratik gibi görünse de orta vadede ciddi riskler doğurur.

Sahada teslim alınan malzeme ile muhasebeye ulaşan fatura arasında kopukluk oluşur. Onaylanmamış faturalar ödenir ya da onay bekleyen hakedişler unutulur. Sonuçta firma, gerçek borç durumunu net olarak göremez.

Dijital Tedarikçi Hakedişi Neden Önemlidir?

Dijital tedarikçi hakedişi, süreci kişilere değil kurallara bağlar. Sevkiyat, irsaliye ve fatura tek bir yapı altında izlenir. Hangi tedarikçinin ne kadar hakedişi onay bekliyor, hangisinin vadesi yaklaşıyor net şekilde görülebilir.

Bu sayede:

• Onaysız ödeme riski azalır
• Tedarikçi borçları anlık izlenir
• Nakit akışı daha öngörülebilir hale gelir
• Satın alma ve muhasebe arasında veri tutarlılığı sağlanır

Tedarikçi Hakediş Yönetimi Kimler İçin Kritiktir?

Bu süreç yalnızca muhasebe departmanını ilgilendirmez. Satın alma sorumluları, şantiye şefleri ve yöneticiler için de doğrudan etkilidir. Özellikle birden fazla şantiyesi olan veya çok sayıda tedarikçiyle çalışan firmalarda, merkezi bir tedarikçi hakedişi takibi olmazsa süreç hızla kontrol dışına çıkar.

Sağlıklı Bir Tedarikçi Hakedişi Takibi Nasıl Kurulur?

İyi bir yapı için şu sorulara net cevap verilebilmelidir:

• Gelen her fatura hangi sevkiyata karşılık?
• Hangi hakedişler onay bekliyor?
• Hangi tedarikçiye ne kadar borç var?
• Önümüzdeki ay ödenecek toplam tedarikçi yükü ne?

Bu sorulara tek ekrandan cevap verilemiyorsa, süreç manuel ve risklidir.

Tedarikçi Hakediş Takibi

Tedarikçi hakedişi süreci, inşaat firmalarının mali disiplinini doğrudan etkileyen kritik bir alandır. Sevkiyat–irsaliye–fatura üçlüsünün kontrol altında olmadığı yapılarda, ödeme süreci yönetilemez hale gelir.

Dijital tedarikçi hakedişi yaklaşımı ise bu süreci görünür, denetlenebilir ve sürdürülebilir kılar. Doğru kurgulanmış bir tedarikçi hakediş yönetimi, yalnızca muhasebe yükünü azaltmaz; aynı zamanda projelerin finansal sağlığını da korur.

Daha sağlıklı bir tedarikçi hakedişi takibi için süreçlerinizi dijital olarak nasıl yönetebileceğinizi incelemek isterseniz, ücretsiz demo sayfamızdan bizimle iletişime geçebilirsiniz.